¿Cuál es el régimen legal de las cuentas de la empresa?

¿Cuál es el régimen legal de las cuentas de la empresa?

¿Cuál es el régimen legal de las cuentas de la empresa?

Respuesta

Todas estas cuestiones sobre las cuentas de las empresas mercantiles dependen de cada jurisdicción. Aquí, como ejemplo, se utiliza el régimen jurídico de Inglaterra y Gales:

¿De quién es la responsabilidad de preparar, establecer (si es necesario) y entregar las cuentas?
A los administradores.

¿Cuáles son los procedimientos de aprobación, firma, presentación y entrega de las cuentas?
Los administradores están obligados a llevar una contabilidad adecuada y a preparar, o hacer preparar, las cuentas reglamentarias. Se requiere específicamente que las cuentas sean aprobadas por el consejo de administración, ya sea por mayoría de votos en una reunión del consejo o por medio de una resolución escrita unánime. Al aprobar las cuentas, los administradores manifiestan, por supuesto, su convencimiento de que las cuentas son exactas y se ajustan a la ley, no que estén satisfechos con las cifras. La decisión de aprobar las cuentas debe constar en un acta.

Tras la aprobación, cualquier administrador firma el balance, y cualquier administrador o el secretario de la empresa firma el informe de gestión y el informe de remuneración de los administradores, si lo hay. El informe de auditoría, si lo hay, lo firma el auditor. Lo normal es que se firmen tres juegos de cuentas con tinta, uno para el Registro Mercantil, otro para el auditor y otro para los administradores. Si es necesario, se elaboran más juegos con nombres y fechas impresos en lugar de firmas.

Las cuentas deben entregarse al Registro Mercantil dentro del plazo correspondiente, y dentro del mismo plazo deben entregarse a cada socio y a cualquier otra persona con derecho a recibirlas. En el caso de una empresa pública, las cuentas deben presentarse en una junta, pero esto sólo se hace en una empresa privada si (lo que es inusual) es un requisito de los estatutos. Lo normal es hacerlo en la junta general anual, pero puede hacerse en una junta general. Lo normal, si se presentan las cuentas, es que los socios decidan aceptar, aprobar o adoptar las cuentas. En el caso de una empresa que cotiza en bolsa, debe haber una votación, que es sólo consultiva, sobre el informe de remuneración de los directores.

¿Cuáles son los requisitos para una sociedad inactiva?
Los administradores de las sociedades inactivas deben firmar, presentar (si es necesario) y entregar las cuentas de la misma manera que se exige a las sociedades activas. Dichas cuentas pueden ser, según las circunstancias, extremadamente sencillas y pueden consistir únicamente en un balance con dos cifras (capital social y efectivo).

Una sociedad inactiva puede prescindir de una auditoría si se dan todas las condiciones siguientes:

• Debe calificarse como “pequeña empresa” para el período de cuentas en el que se convirtió en inactiva.
• No ha tenido actividad desde el final de ese período contable.
• No estaba obligada a preparar las cuentas del grupo para ese período.
• No es una empresa bancaria o de seguros y no está autorizada por la Ley de Servicios Financieros.
• No ha realizado ninguna operación contable significativa en el periodo.

¿Cuál es la composición de un conjunto de cuentas?
La Ley de Sociedades exige que las cuentas reglamentarias incluyan lo siguiente:

• Una cuenta de pérdidas y ganancias actualizada dentro de los siete días siguientes a la fecha de referencia contable. En el caso de una empresa sin ánimo de lucro, será una cuenta de ingresos y gastos.
• Un balance a la fecha final de la cuenta de pérdidas y ganancias.
• Notas a los estados financieros.
• Un informe de gestión.
• Un informe sobre la remuneración de los directores (en el caso de las empresas que cotizan en bolsa).
• Un informe de actividades (para todas las empresas, excepto las pequeñas).
• Un estado de flujo de caja.
• Una cuenta de pérdidas y ganancias consolidada y un balance consolidado, cuando sea necesario.

Los requisitos se modifican en el caso de las pequeñas y medianas empresas. Deben indicarse las cifras comparables del año o periodo anterior.

¿Cuáles son las normas especiales para el periodo de las primeras cuentas de una empresa?
Las primeras cuentas de una empresa deben abarcar un periodo no inferior a seis meses ni superior a 18 meses. Si el periodo de las primeras cuentas es superior a 12 meses, el periodo permitido para la presentación y entrega es el último de los siguientes:

• nueve meses (seis meses para una sociedad anónima) a partir del primer aniversario de la constitución de la sociedad;
• tres meses después del final del período de referencia contable.

¿Es obligatorio que las cuentas se ajusten a las normas contables?

No, no es obligatorio, aunque casi todas las cuentas se ajustan a ellas. Las cuentas deben ajustarse a todas las normas de contabilidad aplicables, salvo que, excepcionalmente, los administradores decidan no hacerlo. Si los administradores toman esta decisión, deben revelar qué normas contables no se han seguido y sus razones para no hacerlo. Si las cuentas son auditadas, el auditor expresará una opinión sobre el efecto y la importancia de la desviación de las normas contables. Las razones de los directores pueden ser buenas, malas o una cuestión de opinión. Todo, incluido el cumplimiento de las normas contables, es subsidiario del requisito de que las cuentas ofrezcan una imagen fiel.

Las decisiones de no cumplir con las normas contables son relativamente raras. Esto se debe, en parte, a que las normas de contabilidad son muy respetadas, pero también a que da lugar a informes de auditoría con reservas y, posiblemente, a preguntas de la autoridad fisHMRC, el banco, los socios y otros.

¿Cuáles son las ventajas de ser una pequeña o mediana empresa?
Las pequeñas y medianas empresas pueden presentar cuentas abreviadas en el Registro Mercantil, aunque no están obligadas a hacerlo. Siguen teniendo que presentar las cuentas completas a sus socios, por lo que no se ahorra trabajo en la preparación de las cuentas y, de hecho, ocurre lo contrario. El beneficio es la privacidad porque, si se desea, se pone menos información en el dominio público.

¿Qué exenciones existen para las cuentas abreviadas?
Las exenciones para una pequeña empresa son:

• No es necesario presentar la cuenta de pérdidas y ganancias.
• No es necesario presentar el informe de gestión.
• El balance y las notas de las cuentas pueden resumirse.

En el caso de las empresas medianas, no es necesario presentar cierta información relativa a la cuenta de pérdidas y ganancias. En particular, no es necesario indicar los otros ingresos de explotación ni el coste de las ventas. El balance y las notas deben mostrarse en su totalidad.

¿Qué es la fecha de referencia contable y cuál es su importancia?
Toda empresa tiene una fecha de referencia contable. La fecha de referencia contable inicial la asigna el Registro de Sociedades y es el último día del mes en el que la empresa está registrada. Así, por ejemplo, las empresas registradas el 4 de abril y el 18 de abril tendrán como fecha de referencia contable el 30 de abril. El periodo entre dos fechas de referencia contable es el periodo de referencia contable. La importancia de la fecha de referencia contable radica en que las cuentas deben realizarse hasta una fecha situada en un plazo de siete días a ambos lados de la misma. Así, por ejemplo, si la fecha de referencia contable es el 30 de abril, el balance puede estar fechado cualquier día entre el 23 de abril y el 7 de mayo.

¿Se puede cambiar la fecha de referencia contable?
Sí, se puede. Es una decisión de los administradores y deben notificarlo al Registro Mercantil mediante el formulario AA01. La consecuencia de hacerlo es que las cuentas no cubren un periodo de un año.

Los administradores pueden adelantar libremente la fecha de referencia contable para que el periodo contable sea inferior a un año. Pueden hacerlo tantas veces como deseen. Pueden retrasar la fecha de referencia contable para que el periodo contable sea superior a un año, pero hay dos condiciones que deben cumplirse siempre:

• El periodo contable nunca puede ser superior a 18 meses.
• Las cuentas no deben estar atrasadas en el momento de presentar el formulario, a menos que la empresa esté sujeta a una orden de administración.

Además, la fecha de referencia contable no puede retrasarse más de una vez en un período de cinco años, a menos que se aplique una de las siguientes excepciones:

• La empresa está sujeta a una orden de administración.
• Se haya obtenido la aprobación del Secretario de Estado.
• El cambio es para alinear la fecha con la de una matriz o filial establecida en el Espacio Económico Europeo.
• La empresa es una empresa de ultramar.

¿Existe alguna forma de evitar las restricciones al cambio de la fecha de referencia contable?
Sí, existe y es una anomalía evidente. Sin embargo, no se puede hacer si el período de cuentas resultante es superior a 18 meses o si las cuentas están atrasadas. Sin embargo, se puede hacer en cuatro pasos, de la siguiente manera:

• Adquirir una sociedad filial inactiva.
• Cambiar la fecha de referencia contable de la empresa subsidiaria a la fecha requerida.
• Cambiar su fecha de referencia contable para que coincida con la de la filial inactiva.
• Hacer que la filial inactiva sea liquidada. De este modo se consigue el resultado deseado con un coste inferior a 100 libras.

¿Cuáles son los plazos de presentación y entrega de las cuentas?
Los plazos son los mismos para la entrega de las cuentas a los socios, la presentación de las cuentas a los socios (si es necesario) y la entrega al Registro Mercantil. Contando a partir de la fecha de referencia de la contabilidad, son seis meses para una sociedad anónima y nueve meses para una sociedad privada.

¿Es posible ampliar los plazos?
Ya no es posible solicitar una prórroga automática de tres meses si la empresa tiene intereses en el extranjero. Sin embargo, se puede solicitar al Secretario de Estado una prórroga discrecional. Esto está pensado para ayudar en una situación en la que se ha producido un acontecimiento grave e imprevisible. Un incendio que destruya los registros contables podría ser un ejemplo. La solicitud sólo se tendrá en cuenta si se presenta antes de que expire el plazo de entrega al Registro Mercantil.

¿Cuáles son las sanciones por el retraso en la entrega de las cuentas al Registro Mercantil?
Es un delito para los administradores y uno o varios de ellos pueden ser procesados y multados. Sin embargo, los procesamientos son relativamente raros y sólo suelen ocurrir cuando la infracción es especialmente grave. Un director puede alegar que ha tomado todas las medidas razonables para garantizar el cumplimiento de la ley y será el tribunal quien decida si se acepta o no.

Por otra parte, el Registro Mercantil impondrá casi siempre sanciones civiles si las cuentas se entregan con retraso. Se trata de un asunto civil, no de una condena penal, y se impone a la empresa, no a los directores. La escala de las sanciones es la siguiente, en función de la duración del retraso, y si se trata de empresas privadas (una “Limited”) o empresas públicas (como las que cotizan en bolsa, por ejemplo):

• 1 mes o menos: £150 – £750
• De 1 mes y un día a 3 meses: £375 – £1,500
• De 3 meses y un día a 6 meses: £750 – £3,000
• Más de 6 meses: £1,500 – £7,500

Si las cuentas se retrasaron en dos años sucesivos, estas sanciones se duplican.

¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los registros contables?
Los registros contables deben conservarse durante un mínimo de tres años a partir de la fecha del balance en el caso de una empresa privada, y seis años a partir de la fecha del balance en el caso de una empresa pública. Estos son los requisitos de la Ley de Sociedades. Otras consideraciones, como la Agencia Tributaria o la normativa sobre blanqueo de capitales, pueden imponer un período más largo y la mayoría de las empresas probablemente decidan conservar los registros durante un período más largo.