¿Cómo pueden los bufetes de abogados digitalizarse eficazmente?

¿Cómo pueden los bufetes de abogados digitalizarse eficazmente?

A menudo se dice que los despachos de abogados están atrasados en el uso de la tecnología y que son lentos a la hora de adoptar los beneficios que ésta puede aportar. Esto puede haber sido cierto en el pasado -y sin duda hay despachos que todavía están en este campo- pero las cosas están cambiando rápidamente.

Los grandes despachos llevan muchos años invirtiendo fuertemente en tecnología, y este es un fenómeno que ahora se está filtrando a las empresas jurídicas más pequeñas, que cada vez abrazan más la tecnología y la transformación digital. Pero, ¿qué está impulsando este cambio y qué significa realmente para el sector legal?

Avanzar con los tiempos
Quizá la razón más poderosa para adoptar la transformación digital, tanto si sus clientes son empresas globales como si son particulares que tratan con despachos de la calle, son las expectativas de los clientes. Cada vez más, la gente espera interactuar utilizando la tecnología cuando compra, realiza operaciones bancarias o trata con empresas de asesoramiento profesional. La gente espera poder hacer la compra y gestionar sus tareas bancarias en todo momento a través de aplicaciones y en línea, así que ¿por qué no van a esperar poder hacer negocios con su abogado también de esta manera?

Poner un bufete al día con la última tecnología puede ser una tarea ligeramente laboriosa a corto plazo, pero puede aumentar el atractivo de un negocio concreto para los clientes. También puede ayudar a agilizar los procesos, lo que puede reportar dividendos a la empresa a largo plazo.

Por el contrario, no tener el tipo de accesibilidad que aporta la tecnología puede acabar convirtiéndose en una barrera para el negocio, ya que la gente busca cada vez más la flexibilidad y se aleja de las limitaciones de los horarios de apertura tradicionales para el trabajo jurídico “rutinario”, como la transmisión de viviendas, la sucesión y los testamentos. Por supuesto, hay clientes que siguen queriendo visitar los despachos y aprecian hablar con su abogado cara a cara, pero también hay un lugar para este nuevo tipo de interacción.

En el otro extremo de la escala, las empresas más grandes están utilizando cada vez más tecnología para acelerar y reducir el coste de los procesos legales. Las tecnologías de aprendizaje automático se utilizan ahora de forma generalizada para el trabajo de diligencia debida, sustituyendo a los equipos de abogados en las salas de datos, mientras que las herramientas de automatización de documentos están creando documentos y contratos más sencillos. Por ello, los bufetes que no puedan trabajar de este modo se arriesgan a que sus clientes elijan un bufete que sí pueda hacerlo. En el mejor de los casos, sus clientes pueden optar por quedarse con ellos, pero la empresa verá cómo se reducen sus beneficios al trabajar de forma manual en lugar de beneficiarse del coste, la velocidad y la precisión que puede aportar la tecnología adecuada.

La pandemia acelera la adopción
Durante la pandemia de COVID-19 se ha producido una revolución tecnológica. En tres meses, las empresas consiguieron lo que normalmente habrían tardado tres años, ya que de repente todo el mundo tuvo que trabajar desde casa, lo que hizo que las empresas se preguntaran si sus TI serían capaces de hacer frente a la situación.

En las primeras semanas, muchos despachos entraron en “modo de supervivencia” y se adaptaron muy rápidamente a esta nueva forma de trabajar. Los servicios jurídicos se acostumbraron a conectarse a distancia y a trabajar desde la pantalla sin tener acceso a potentes pantallas multifunción para imprimir sus resultados. Las firmas electrónicas, con tecnología como DocuSign, se convirtieron en la norma, al igual que las horas que se pasaban a diario en reuniones de Microsoft Teams o Zoom con clientes y colegas. Desde entonces, la rentabilidad de muchos despachos ha alcanzado niveles récord, ya que se adoptaron nuevas formas de trabajo y se redujeron los costes en otras áreas, como los viajes, la impresión o el alojamiento de clientes.

No cabe duda de que las empresas que invirtieron en nuevas tecnologías y que estaban más avanzadas en su proceso de transformación digital lo tuvieron más fácil durante el apogeo de la pandemia.

La pandemia ha puesto realmente el foco en el valor que las TI aportan a las empresas y a su forma de trabajar. Hay muchas empresas (grandes y pequeñas) que están revisando actualmente sus estrategias de TI y acelerando sus viajes de transformación digital como resultado. Además, el aumento de los tribunales en línea y de los paquetes judiciales electrónicos es algo que se ha acelerado debido a la pandemia y que no hará más que aumentar en el futuro.

Sencillamente, sin la tecnología la mayoría de las empresas no habrían sobrevivido al cambio al trabajo a distancia provocado por la COVID-19.

Eficiencia y rentabilidad
Aunque parece que lo peor de la pandemia ya ha pasado, el impulso hacia la digitalización continúa. Parte de la razón de este impulso es que los clientes siempre quieren más por menos. El mercado a todos los niveles es enormemente competitivo y, en el extremo superior, los despachos de abogados globales están automatizando cada vez más los procesos jurídicos básicos o trasladándose a partes del mundo menos costosas. Para los bufetes más pequeños, también existe una creciente visibilidad del coste de los servicios jurídicos a través de Internet.

Para que los despachos sigan compitiendo y manteniendo sus niveles de beneficios, es necesario encontrar formas más eficientes de operar, manteniendo la calidad del servicio. Los despachos utilizan cada vez más herramientas de gestión de casos y asuntos que automatizan o desestiman determinados trabajos mediante el envío automático de correos electrónicos o solicitudes de información en los momentos adecuados, lo que permite que el trabajo pesado sea realizado por personal más joven.

Otras herramientas, como la captura del tiempo, pueden ayudar a superar los problemas de tiempo perdido u olvidado, y las herramientas de reconocimiento de voz que pueden acelerar la creación de documentos pueden mejorar la eficiencia de una empresa. Esto permite a estas empresas ofrecer un mejor servicio a los clientes y, en última instancia, mejorar la rentabilidad.

Entonces, ¿qué deben tener en cuenta los despachos de abogados a la hora de adoptar la tecnología en sus negocios?

Adaptar la tecnología a la estrategia
El avance de la tecnología está facilitando muchos cambios en los bufetes y les ha ayudado a superar muchos de los retos a los que se enfrentaron durante la pandemia, pero también ha creado nuevos desafíos. Cuestiones como la seguridad han subido de nivel en la agenda de todas las empresas en los últimos dos años, mientras que la soberanía de los datos también sigue siendo un problema, especialmente si los datos se mantienen en la nube.

Uno de los principales retos a los que se enfrentan muchas empresas en la actualidad es encontrar la manera de navegar por este potencial campo de minas de la tecnología. Hay tanta tecnología disponible en la actualidad que a menudo es difícil para las empresas saber qué hacer primero y asegurarse de que aportará valor a la firma. En consecuencia, es esencial que las empresas jurídicas tengan una clara comprensión de la estrategia del bufete en cuanto a las cuestiones relacionadas con los objetivos y las prioridades. Sólo entonces se podrá adecuar la tecnología para apoyar la estrategia empresarial.

También hay que priorizar la transformación digital, planificando y gestionando adecuadamente los proyectos para garantizar la entrega del valor y los beneficios esperados. La tecnología es el facilitador, no el impulsor, y una estructura de gobierno sólida para implementar soluciones de forma efectiva es ahora esencial para todas las empresas en este viaje.

Mantener la proactividad en materia de seguridad
Los despachos de abogados son ampliamente conocidos como un objetivo principal para los ciberataques, la explotación y los rescates. Aunque la rápida transformación digital ha aportado beneficios, también es esencial que los bufetes de abogados adopten un enfoque proactivo y estructurado para gestionar la seguridad, sobre todo porque el panorama actual de las amenazas sigue evolucionando.

La única manera de hacerlo correctamente es implementando un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI), que garantice que los riesgos empresariales relacionados con la ciberseguridad y la seguridad de los datos se comprendan claramente, se documenten y se establezcan los controles adecuados. El consejo de administración de un bufete debe asumir la propiedad y la responsabilidad finales de la seguridad informática, y un SGSI, como la IASME o la ISO 27001, es esencial para estas empresas en este momento.

Aprovechar las posibilidades de los datos
La tecnología es una ventaja en lo que respecta a los datos, un área que muchos bufetes jurídicos aún no han considerado realmente. Los bufetes de abogados disponen de grandes cantidades de datos, pero a menudo no saben qué son, dónde están y cómo acceder a ellos. El valor de estos datos podría ser inmenso, y las empresas los utilizan cada vez más para detectar tendencias en el mercado, compartir conocimientos e incluso ayudar a predecir el resultado de los litigios. El viaje de los datos no ha hecho más que empezar, pero una vez que los bufetes de abogados hayan despegado tecnológicamente, los datos serán sin duda la siguiente gran área de consideración para el sector, tras áreas como el comercio minorista y la banca.

Lo que depara el futuro
No cabe duda de que el camino hacia la digitalización del proceso legal no sólo continuará, sino que aumentará su ritmo. Los que ignoren esta tendencia serán rápidamente superados por los que la adopten.

La tecnología avanza rápidamente, y las sofisticadas tecnologías de búsqueda, aprendizaje automático, automatización de procesos e inteligencia artificial ya están permitiendo una mayor automatización de los procesos jurídicos básicos. También los chatbots se utilizan cada vez más para responder a preguntas sencillas y rutinarias de los clientes, mientras que el blockchain revolucionará la forma en que se realizan muchas transacciones legales a medida que las bases de datos, los sistemas financieros y los procesos legales se integren y hablen entre sí.

Si se hace correctamente, el uso y la implementación de la tecnología permitirán a los bufetes de abogados ofrecer el nivel de servicio que exigen sus clientes, a un precio que están dispuestos a pagar, de forma rentable.

Revisor de hechos: Christian