¿Cuál el el régimen legal de presentación de documentos en el Registro Mercantil?
Nota: Véase también las respuestas sobre ¿Qué hay que presentar en el Registro Mercantil, en qué formas, y qué plazos hay? Y las
respuestas relativas a: ¿Qué información debe constar en el registro respecto de los administradores y que dirección se puede elegir? También: ¿Para qué sirve y quienes utilizan el Registro Mercantil?¿Es eficiente?
Todas estas cuestiones sobre la presentación de documentos en el registro mercantil y los administradores dependen de cada jurisdicción. Aquí, como ejemplo, se utiliza el régimen jurídico de Inglaterra y Gales:
¿Cómo se acredita el consentimiento para actuar cuando se presenta un documento por vía electrónica?
La prueba del consentimiento para actuar es necesaria, por razones obvias, cuando se nombra a una persona como director o secretario, o como representante autorizado de una empresa extranjera, y esto se demuestra mediante una firma en el formulario correspondiente. Cuando la presentación se hace por vía electrónica es necesario dar tres de los siete datos personales, y el hecho de que la persona designada haya revelado la información se considera una prueba de que ha consentido en actuar. Los siete datos personales son
Ciudad de nacimiento
Número de teléfono
Número de la Seguridad Social
Número de pasaporte
Apellido de soltera de la madre
Color de ojos
Nombre del padre
La respuesta a la última pregunta parece extraña. ¿Es en serio?
Sí, en serio y es realmente extraña. Es tan tonto que uno se siente tentado a poner “inyectado en sangre” como el color de los ojos.
Ahora el caso de la defensa. El Registro Mercantil no sabe si una firma de consentimiento en una presentación en papel es auténtica, así que esto no es peor. Sólo un usuario registrado puede presentar electrónicamente, por lo que si se investiga un error o fraude el Registro Mercantil sabe quién lo envió. El Registro Mercantil no sabe quién ha metido un formulario en un sobre y lo ha enviado por correo, por lo que quizás haya una mayor protección. No obstante, parece extraordinario decir que un nuevo director tiene los ojos marrones, que nació en Scunthorpe y que su padre se llama Derek, lo que demuestra que está dispuesto a actuar.
¿Es obligatoria la presentación electrónica?
Tal vez en corto plazo. El Secretario de Estado tiene la facultad de ordenar que cualquiera o todos los documentos sólo puedan presentarse al Registro de Empresas por medios electrónicos. Es poco probable que haga uso de esta facultad a corto plazo porque, aparte de otras consideraciones, el Registro Mercantil no está preparado para recibir todos los documentos por vía electrónica. Sin embargo, existe la posibilidad real de que la presentación electrónica sea obligatoria a medio plazo.
La adopción de la presentación electrónica está progresando rápidamente. Por ejemplo, cerca del 90% de las declaraciones anuales se presentan ya por vía electrónica.
Odio rellenar formularios, así que pienso enviar todas las notificaciones al Registro Mercantil por carta. ¿Es esto aceptable?
No, no es aceptable. Si existe un formulario para ello, debe utilizarse. Cualquier otra cosa será rechazada.
Los formularios del Registro Mercantil incluyen una casilla para los datos de contacto. ¿Es esencial que se facilite esta información?
No lo es, aunque ayuda al Registro Mercantil y probablemente también le interese a usted. Ello se debe a que facilita al Registro Mercantil la resolución de las consultas. Un posible factor negativo es que los datos de contacto están a disposición del público junto con la información del formulario. Los datos de contacto indicados no tienen por qué referirse a la persona que ha firmado el formulario. Como observación final y no demasiado grave, puede ser una sorpresa para algunas personas, pero no hay ninguna ley que obligue a una persona o empresa a tener un teléfono.
¿Cómo puedo conseguir formularios en blanco del Registro Mercantil?
El Registro Mercantil proporciona todos los formularios de forma gratuita, incluso sin gastos postales. Hay cuatro métodos para obtener los formularios:
Página web
Los formularios pueden descargarse del sitio web del Registro Mercantil companieshouse. gov. uk
Por correo postal
Los formularios pueden solicitarse por teléfono llamando al 0303 1234 500, por fax o por carta a Cardiff, Edimburgo o Belfast, según corresponda.
Recogida personal
Los formularios pueden recogerse en cualquiera de las cuatro oficinas del Registro Mercantil.
Programas de secretariado de empresa
Los formularios pueden obtenerse en los programas informáticos aprobados para el secretariado de empresas.
¿Cómo se registran exactamente las resoluciones en el Registro Mercantil?
Existe un formulario para el cambio de nombre de una empresa, pero con esta excepción, que en cualquier caso es voluntaria, no existen formularios para las resoluciones y éstas deben presentarse en papel blanco A4. Cada resolución presentada debe ser certificada por una persona competente y lo habitual es que lo haga el presidente de la junta que aprobó la resolución, pero puede hacerlo un director o el secretario de la empresa. Si la resolución modifica los estatutos, el Registro Mercantil debe recibir una copia actualizada y revisada junto con la resolución. Esto puede ser en forma de un conjunto completo de artículos revisados, pero si la alteración es obvia y menor, se puede enviar una copia alterada de los artículos originales. Las modificaciones deben estar firmadas en los lugares apropiados.
¿Qué requisitos se exigen para la entrega de los datos de los socios con la declaración anual?
Todas las empresas deben entregar una declaración anual al Registro de Sociedades cada año. Las sociedades limitadas por garantía no deben facilitar los datos de sus socios. Las sociedades anónimas que cotizan en bolsa sólo deben facilitar los nombres y direcciones, además de otros datos, de los accionistas que hayan poseído el cinco por ciento o más de cualquier clase de acciones en cualquier momento del año, pero nada de los demás socios. Todas las demás empresas con capital social deben dar los nombres (pero no las direcciones) de todos los socios, además de otros datos.
¿Cuáles son las normas sobre la calidad de los documentos en papel que se registran en el Registro Mercantil?
El Registro Mercantil rechazará un documento si no puede escanearse con éxito, pero es posible que lo acepte si puede escanearse, a pesar de una pequeña infracción de los requisitos técnicos. No obstante, deben existir normas y el Registro Mercantil está autorizado a rechazar un documento si no se ajusta a ellas. Los principales requisitos pueden resumirse como sigue:
Los documentos deben estar en papel blanco o con una densidad de fondo no superior a 0,3.
Los documentos deben estar en papel con acabado mate.
Cada página debe estar en papel A4.
Cada página debe tener un margen alrededor de no menos de 10 mm de ancho. Si el documento está encuadernado, el borde encuadernado debe tener un margen no inferior a 20 mm.
Las letras deben ser claras, legibles y de densidad uniforme.
Las letras y los números no deben tener una altura inferior a 1,8 mm, con una anchura de línea no inferior a 0,25 mm.
Las letras y los números deben ser de color negro o tener una densidad de línea reflejada no inferior a 1,0.
Los documentos deben estar en papel blanco liso de entre 80 y 100 g/m².
El Registro Mercantil solicita que los formularios y documentos estén mecanografiados o generados por ordenador, o que se impriman en tinta negra.
¿Se debe comunicar al Registro Mercantil la existencia de un administrador en la sombra?
Sí, debe notificarse en el formulario 288a. Por supuesto, en la práctica casi nunca ocurre.
¿Acepta el Registro Mercantil las firmas generadas por máquina o por facsímil en los documentos?
Sí, el Registro Mercantil asumirá que dichas “firmas” se han colocado en los documentos con el consentimiento y la autoridad de la persona en cuestión. Si no es así, se comete una infracción.
¿Cómo puedo estar seguro de que el Registro Mercantil ha recibido algo que le he enviado por correo?
Puede enviar una carta breve y un sobre con dirección postal junto con el documento. El Registro Mercantil lo sellará y se lo devolverá. El problema no se plantea si los documentos se presentan por vía electrónica.
¿Qué es el Servicio Anti-Secuestro del Registro Mercantil?
En el Reino Unido, el Servicio Anti-Secuestro del Registro Mercantil (PROOF) está diseñado para ayudar a prevenir el robo de identidad de las empresas. Las empresas pueden inscribirse en él y entonces el Registro Mercantil rechazará los documentos sensibles que no se presenten en línea. A los piratas les puede resultar fácil presentar formularios falsos en papel, pero no deberían poder presentarlos electrónicamente. PROOF es un pilar fundamental en la lucha para evitar el secuestro de la identidad de las empresas y el Registro Mercantil está muy interesado en promoverlo. Un folleto del Registro Mercantil lo explica de la siguiente manera:
Una vez que haya recibido su código de autentificación para presentar su solicitud electrónicamente, puede inscribirse en PROOF, nuestro nuevo servicio de presentación en línea protegida, que está diseñado para reducir aún más el fraude de identidad. A partir de ese momento, sólo aceptaremos por vía electrónica los formularios relativos a los cambios de dirección y los datos de los directores. No aceptaremos ninguno de estos documentos en papel a menos que usted lo autorice”.
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