¿Cuál es el régimen legal de las actas de las reuniones de las empresas?

¿Cuál es el régimen legal de las actas de las reuniones del consejo de administración y de las juntas de socios de las empresas?

Véase asimismo las respuestas relativas a: ¿Cuál es el régimen legal de las reuniones del consejo de administración de las empresas? y sobre ¿qué sugerencias existen para tener buenas reuniones del consejo de administración de las empresas? Asimismo, acerca de la cuestión de cuál es el régimen legal de la aprobación y posterioridad de las actas de las reuniones del consejo de administración y de las juntas de socios de las empresas.

¿Cuál es el régimen legal de las actas de las reuniones del consejo de administración y de las juntas de socios de las empresas?

Respuesta

Todas estas cuestiones sobre las actas de las reuniones del consejo de administración y de las juntas de socios de las empresas mercantiles dependen de cada jurisdicción. Aquí, como ejemplo, se utiliza el régimen jurídico de Inglaterra y Gales:

¿Deben redactarse actas de las reuniones?
Sí, es obligatorio. El artículo 248 de la ley lo hace obligatorio para las reuniones del consejo de administración y el artículo 355 lo hace para las juntas generales. También es obligatoria para las decisiones tomadas mediante resolución escrita.

Si una empresa no cumple con esta obligación, todos los directivos de la empresa que la incumplan cometerán un delito.

¿Durante cuánto tiempo deben conservarse las actas?
La ley especifica diez años. Sin embargo, es probable que se puedan guardar 50 años o más en un archivador, por lo que quizá sea buena idea conservarlas durante más tiempo. Las actas antiguas pueden ser muy interesantes o incluso valiosas.

¿Quién es el responsable de las actas?
Son los directores y tienen casi total discreción sobre quién lo hace y cómo lo hace. Esto se aplica tanto a las juntas generales como a las reuniones del consejo de administración. Por supuesto, generalmente se acepta que las actas son responsabilidad del secretario de la empresa (si lo hay), pero esto sólo es así si es el deseo de los directores. Los directores pueden hacerlo ellos mismos o encargar a uno de ellos que lo haga. También pueden pedir a un miembro del personal que asista a la reunión y levante el acta, o pueden contratar a una persona externa para que lo haga.

¿Qué dice la normativa sobre las actas?
La Tabla A británica dice muy poco sobre las actas. La Regla 100 de la Tabla A dice:

• “Los administradores harán que se levanten actas en los libros que se lleven a tal efecto…
• de todos los nombramientos de funcionarios hechos por los directores; y
• de todas las actas de las reuniones de la sociedad, del titular de cualquier clase de acciones de la sociedad, y de los directores, y de los comités de directores, incluyendo los nombres de los directores presentes en cada una de dichas reuniones”.

Los únicos requisitos específicos son que las actas deben detallar los nombramientos realizados por los administradores y los nombres de los administradores presentes, aunque en la práctica es aceptable algún tipo de registro de asistencia y no es necesario que los nombres figuren en las actas propiamente dichas. Más allá de esto, todo depende del derecho común, de las buenas prácticas y de los deseos de los interesados.

El nuevo modelo de estatutos para las empresas privadas establece que “los administradores deben asegurarse de que la empresa conserve un registro, por escrito, durante al menos 10 años a partir de la fecha de la decisión registrada, de cada decisión unánime o mayoritaria tomada por los administradores”.

¿Qué debe constar en el acta?
Esta es una pregunta difícil de responder. Por supuesto, deben cumplirse los requisitos específicos de los estatutos. Las actas deben registrar los nombres de las personas presentes, aunque está permitido registrarlas en algún tipo de registro de asistencia. También deben registrar la fecha de la reunión y el tipo de reunión (asamblea general anual, asamblea general, reunión de directores, etc.). Se debe registrar el nombre del presidente y los acontecimientos clave, como los aplazamientos, etc.

Es esencial que se anoten todas las resoluciones, con indicación de si se han aprobado o no. Si una resolución fue aprobada como resolución especial o algún otro tipo de resolución particular, este hecho debe ser registrado. No es necesario registrar el número de votos a favor y en contra, aunque a veces se hace, y, por supuesto, el número de votos no siempre se cuenta realmente en una reunión.

El grado de detalle que debe incluirse es una cuestión de opinión. Mucha gente cree que las actas deben registrar normalmente los hechos y las decisiones clave tomadas, y poco o nada más. Esta es la opinión de varios autores. Por otro lado, algunas personas creen que las actas deben ser mucho más completas y registrar tanto lo que se dijo como lo que se decidió. Este tipo de actas son más difíciles de redactar y puede ser difícil garantizar que sea un acta imparcial. Esto se debe a que es casi inevitable que algunas opiniones deban ser resumidas, condensadas u omitidas.

Hay ocasiones en las que las actas deben ser más completas que un mero registro de las decisiones tomadas. Esto sería deseable cuando es necesario mostrar por qué se tomaron las decisiones. Un ejemplo de ello podría ser una reunión de directores de una empresa con dificultades financieras. Los directores podrían temer una acusación de haber continuado con la actividad comercial más allá del punto en el que debería haber cesado, y querrían demostrar que se asesoraron adecuadamente y consideraron las implicaciones de sus decisiones.

Por supuesto, las actas deben ser imparciales.

¿Cómo se puede corregir un error en el acta después de haberla firmado?
Las actas no deben modificarse una vez firmadas. Si se descubre un error posteriormente, debe tratarse mediante un acta posterior.

¿Es obligatorio que las actas se conserven en un libro encuadernado?
No, no es un requisito legal, aunque a menudo las actas se conservan de esta forma tradicional. También es permisible y muy común que las actas se guarden en una carpeta de hojas sueltas. El artículo 1135 de la Ley permite que las actas se conserven en formato informático, aunque se exige que el sistema sea capaz de imprimir copias escritas. Aunque se permite, esto plantea problemas prácticos en cuanto a la firma, la verificación, etc.

¿Es necesario anotar en el libro de actas los acuerdos escritos de los socios o administradores? ¿Y es necesario anotar en el libro de actas los actos corporativos informales de los socios?
Las resoluciones escritas deben inscribirse en el libro de actas. Los actos corporativos informales de los socios deben anotarse en el libro de actas si son de una naturaleza que lo requiera. Por supuesto, esto puede plantear dificultades prácticas.

¿Cuáles son los requisitos legales cuando hay un administrador único o un socio único?
Las actas deben seguir llevándose a cabo y es obligación del socio único o del administrador único presentar un acta firmada. Esto se aplica a cualquier reunión formal en la que la única persona presente con derecho a voto, a cualquier resolución escrita del socio único o del administrador único, y a cualquier decisión tomada informalmente por el socio único o el administrador único que deba ser objeto de un acta.