¿Cuál es el régimen legal de las reuniones del consejo de administración de las empresas?

¿Cuál es el régimen legal de las reuniones del consejo de administración de las empresas?

¿Cuál es el régimen legal de las reuniones del consejo de administración de las empresas?

Respuesta

Todas estas cuestiones sobre las reuniones del consejo de administración de las empresas mercantiles dependen de cada jurisdicción. Aquí, como ejemplo, se utiliza el régimen jurídico de Inglaterra y Gales:

¿Los asuntos en una reunión del consejo se resuelven por mayoría?
Los consejeros pueden estar dispuestos a seguir los deseos de un consejero dominante, pero al hacerlo están votando informalmente de una manera determinada y la mayoría decide.

Cuando los asuntos se resuelven formalmente existe la presunción normal de que es un director un voto, y que la victoria va para el lado que tiene la mayoría. Este es ciertamente el efecto de la Regla 88 de la Tabla A y el nuevo modelo de artículos dice lo mismo con diferentes palabras. A veces ocurre que los estatutos de la sociedad especifican disposiciones diferentes. Por ejemplo, los artículos pueden especificar que algunas cosas sólo pueden ocurrir si los directores son unánimes o hay un 75 por ciento a favor. También es posible que los estatutos establezcan que los administradores sean nombrados por diferentes grupos y que para algunos asuntos se requiera una mayoría dentro de cada grupo. Sin embargo, en la gran mayoría de los casos es correcto decir que los asuntos se deciden por mayoría de votos.

¿Quién es el presidente del consejo de administración?
No es obligatorio que un consejo de administración tenga un presidente y algunos no lo tienen, pero la mayoría sí. Los estatutos pueden variar, pero la Regla 91 de la Tabla A permite a los directores elegir un presidente y en cualquier momento destituirlo del cargo. El cargo de presidente puede mantenerse hasta que el nombramiento finalice por renuncia o por los directores, o puede ser por un período determinado o por una sola reunión. El acta debe dejar clara la duración del nombramiento. El Reglamento 91 también establece que si el presidente no está dispuesto a actuar o no está presente después de cinco minutos desde la hora fijada para la reunión, los directores presentes pueden nombrar a uno de ellos para que presida la reunión. El nuevo modelo de estatutos es esencialmente igual que el cuadro A en estas cuestiones, pero permite diez minutos en lugar de cinco.

¿Tiene el presidente un voto de calidad en una reunión del consejo?
Este no es el caso automáticamente y el presidente sólo tiene un voto de calidad si está previsto en los artículos. El artículo 88 de la tabla A otorga al presidente un segundo voto o un voto de calidad en caso de empate, y esta es también la posición en el nuevo modelo de estatutos. Es más probable que el voto de calidad del presidente se utilice en una junta directiva que en una junta general. Esto se debe a que suele haber menos votos emitidos y a que, por lo general, una persona tiene un voto. Por lo tanto, el presidente tiene bastante poder.

¿Cuáles son los poderes y obligaciones del presidente en una reunión del consejo de administración?
A menos que los estatutos especifiquen lo contrario, el presidente tiene un voto de calidad además de su voto normal. El presidente sólo tiene un voto de calidad si los estatutos lo prevén, y la Tabla A y el nuevo modelo de estatutos así lo establecen. Si los estatutos no prevén un voto de calidad, una resolución que resulte en una votación empatada será rechazada. El presidente tiene el deber de dirigir los procedimientos de la junta. Gran parte de esto es de sentido común y sus acciones están sujetas al consentimiento de la mayoría de los directores, pero incluirá:

• Tomar la iniciativa de convocar las reuniones, fijar el orden del día y distribuir los documentos antes de la reunión.
• Dirigir la reunión en general.
• Mantener el orden y permitir que todos los directores ejerzan sus derechos, incluido el derecho a hablar.
• Determinar quién puede intervenir en cada momento.
• Convocar y gestionar las votaciones y declarar los resultados.
• Organizar el levantamiento de actas y su firma.

El deber del presidente de dirigir con equidad la reunión no le impide ejercer sus propios derechos. Puede intervenir y votar como considere oportuno.

¿Quién o qué determina las normas de desarrollo de las reuniones del consejo?
El artículo 88 de la tabla A establece que: “Con sujeción a las disposiciones de los estatutos, los administradores pueden regular sus procedimientos como consideren oportuno”.

El artículo 16 del nuevo modelo de estatutos para las sociedades anónimas establece que: “Sin perjuicio de lo dispuesto en los estatutos, los administradores podrán establecer” cualquier norma que consideren oportuna sobre la forma de tomar decisiones y sobre la forma de registrar o comunicar dichas normas a los administradores.

Esto da mucho poder a los propios administradores y es (o debería ser) la voluntad de la mayoría de los administradores la que prevalece. Los estatutos pueden dar instrucciones y, si lo hacen, deben seguirse. El derecho general de los administradores a establecer sus propias normas está, por supuesto, sujeto a los dictados del derecho estatutario; aunque no hay demasiados requisitos, uno de ellos es la obligación de levantar y mantener actas. Los administradores no pueden confiar en la memoria del presidente.

Como es de esperar, hay muchos casos de derecho común que interpretan estos requisitos. Por ejemplo, en la sentencia sobre el caso Clark v Workman 1920 se sostuvo que el nombramiento de un presidente que no se hiciera de acuerdo con las disposiciones de los estatutos era nulo y que, por lo tanto, una decisión tomada gracias al voto de calidad del presidente era inoperante. En Browne v La Trinidad 1887 se sostuvo que no era necesario notificar por escrito una reunión del consejo de administración a menos que fuera un requisito de los estatutos.

¿Qué número es el quórum para una reunión de la junta directiva?

Depende de los estatutos. El Reg. 89 de la Tabla A establece que los propios directores pueden fijar el número de quórum, pero si no lo hacen, es de dos. La norma 89 también establece que una persona que sólo ejerce el cargo de administrador suplente, si su nombramiento no está presente, se contará en el quórum. El artículo 11 del nuevo modelo de estatutos de las sociedades anónimas es el mismo, pero no menciona a los administradores suplentes. Una sola persona puede constituir el quórum si los estatutos lo permiten. Los administradores sólo pueden ser contados en el quórum si pueden votar. Esto significa, por ejemplo, que un administrador que haya declarado un interés personal importante no puede ser contado en el quórum.

¿Qué ocurre cuando el número de administradores es inferior al necesario para el quórum?
Esto puede ocurrir por fallecimiento, dimisiones, etc. y lo que se puede hacer depende de los estatutos. El reg. 90 de la tabla A establece que los directores o administradores que continúan pueden actuar sólo para cubrir las vacantes o para convocar una junta general. Si no quedan directores, los miembros pueden convocar una asamblea que nombrará nuevos directores. El artículo 11 del nuevo modelo de estatutos para las sociedades anónimas es similar al Reg. 90 de la Tabla A.

Puede ocurrir que el quórum esté presente al comienzo de la reunión, pero que el número disminuya durante la misma a un número inferior al necesario para el quórum. Normalmente, esto significa que los asuntos tratados mientras hay quórum son válidos, pero que los asuntos tratados mientras no hay quórum no son válidos. Sin embargo, los estatutos pueden variar esto y es posible que los estatutos establezcan que todos los asuntos son válidos siempre que haya quórum al inicio de la reunión.

¿Puede un consejo de administración funcionar enteramente mediante resoluciones escritas?
Sí, aunque de vez en cuando es conveniente celebrar una reunión. Las resoluciones escritas de los administradores son válidas siempre que estén firmadas por todos los administradores. Entran en vigor en cuanto se obtiene la última firma.

¿Qué asuntos puede delegar un consejo de administración en un comité?
A menos que los artículos digan lo contrario, muchas cosas pueden ser delegadas a los comités, incluyendo un comité de uno. El reg. 72 de la tabla A dice que los administradores pueden delegar cualquiera de sus facultades en una comisión formada por uno o más administradores. Asimismo, podrán delegar en cualquier director general o en cualquier otro director que ocupe un cargo ejecutivo aquellas facultades que consideren conveniente que sean ejercidas por él. Dicha delegación “podrá estar sujeta a las condiciones que impongan los administradores, y podrá ser revocada o modificada, ya sea de forma colateral o con exclusión de sus propios poderes. Sin perjuicio de dichas condiciones, las actuaciones de una comisión de dos o más miembros se regirán por los estatutos que regulan las actuaciones de los administradores en la medida en que puedan aplicarse”.

El nuevo modelo de estatutos va más allá del cuadro A. Los administradores tienen un poder general para delegar en una persona o comité, incluso en personas que no son administradores. Pueden autorizar a la persona o al comité en el que han delegado a delegar más. Pueden establecer condiciones y revocar la delegación. Por supuesto, hay cosas que no se pueden delegar: la firma del balance, por ejemplo. Los directores pueden delegar en comités, ninguno de cuyos miembros es director, y pueden establecer normas de procedimiento para los comités.

Es una buena práctica para la creación de comités, su composición y sus poderes que los acuerdos se registren formalmente en un acta. Algunos asuntos deben reservarse al consejo de administración en pleno. El Código Combinado prevé comités de auditoría, remuneración y nombramiento, y establece que el nombramiento y la destitución del secretario de la empresa deben ser competencia del consejo en su conjunto.

¿Puede cualquier administrador convocar una reunión del consejo de administración?

Sí, de acuerdo con los estatutos, cualquier administrador puede convocar una reunión del consejo de administración y el secretario de la empresa debe hacerlo si recibe instrucciones de cualquier administrador.

¿Qué plazo de convocatoria se requiere para una reunión del consejo de administración y en qué forma debe hacerse la convocatoria?
Es posible que los estatutos den instrucciones sobre estas cuestiones, pero a falta de ello, debe darse una notificación razonable. Lo que es una notificación razonable depende de las circunstancias individuales. Si todos los administradores están disponibles, es probable que sólo se requiera un plazo de preaviso muy corto, tal vez unos pocos minutos. Si los administradores están muy dispersos y muy ocupados, probablemente sea razonable un plazo más largo. Salvo que los estatutos digan lo contrario, no se exige que la notificación se haga por escrito ni de ninguna otra manera.

¿Puede una persona que no es director asistir a una reunión del consejo?
Con sujeción a los estatutos, sí, y a menudo ocurre, ya sea para una reunión completa o sólo para una parte de ella. Los empleados que no forman parte del consejo y los consultores son sólo dos ejemplos de personas que pueden asistir. Estas personas están allí por invitación de la junta y la invitación puede ser revocada. Las actas deben indicar los nombres de las personas que estuvieron presentes y declarar que estaban allí en calidad de asesores, e incluso dar detalles de los consejos que dieron. En ningún caso deben votar o contar para el quórum.

Existe el riesgo de que la asistencia a las reuniones del consejo de administración sea un factor que lleve a una persona a ser un director de facto o un director en la sombra, pero si se sigue este consejo no debería ocurrir. Los profesionales, como los especialistas en insolvencia, suelen conocer los riesgos e insisten en actuar de la forma descrita.

¿Puede celebrarse una reunión válida del consejo de administración sin que todos los consejeros estén en el mismo lugar?
Sí, puede y es bastante habitual. Como en tantas cosas, los estatutos son importantes. El nuevo modelo de estatutos dice que las decisiones de los consejeros pueden tomarse por mayoría en una reunión o por unanimidad cuando los consejeros se indiquen mutuamente, por cualquier medio, que comparten una opinión común sobre el asunto. El nuevo modelo de estatutos también dice que, siempre que cada director pueda comunicar a los demás cualquier información u opinión que tenga, es irrelevante dónde esté cada director y cómo se comunique con los demás. Esto permite las conferencias telefónicas y la comunicación por correo electrónico en tiempo real. Si permite el intercambio de correos electrónicos durante un periodo es una cuestión que habrá que probar, pero es muy posible que no lo haga.

¿Puede celebrarse una reunión del consejo de administración sin que todos los consejeros estén informados?
Con sujeción a los artículos, la respuesta es no en la mayoría de las circunstancias. Sin embargo, la Regla 88 de la Tabla A establece que no es necesario notificar a un director que esté ausente del Reino Unido. El nuevo modelo de estatutos establece que la notificación debe hacerse a cada uno de los administradores, pero no es necesario que sea por escrito. No se menciona ninguna excepción para los directores ausentes del Reino Unido. Por supuesto, la notificación debe interpretarse de forma razonable, por ejemplo, escribiendo a los directores en sus direcciones residenciales notificadas, y el período de notificación debe ser razonable en las circunstancias. Un director no puede impedir que se celebren reuniones del consejo de administración si se toma unas largas vacaciones y no deja una dirección de envío.

No está absolutamente claro cuál es el alcance de los derechos de un administrador si se celebra una reunión sin que se le informe. Es probable que su derecho sea solicitar una segunda reunión. Si no lo hace en un plazo razonable después de descubrir que se ha celebrado una reunión, los asuntos tratados en la misma se mantendrán.

¿Con qué frecuencia debe reunirse la junta?
No existe una única respuesta correcta a esta pregunta. Sin embargo, todas las empresas, incluso las inactivas, deben celebrar al menos una reunión del consejo de administración al año. Esto se debe a que las cuentas de todas las empresas deben ser aprobadas formalmente por los directores, aunque esto, como cualquier otro asunto, puede hacerse mediante una resolución escrita. Otras cosas también requieren una decisión formal del consejo de administración, aunque puede que no se hagan en un año concreto o incluso en ninguno. Aparte de esto, es una cuestión de los directores. Algunos consejos de administración se reúnen con relativa poca frecuencia y reservan las reuniones del consejo para los asuntos formales, dejando la gestión diaria de la empresa en manos de los directivos o de los directores que trabajan fuera de la estructura de las reuniones formales del consejo. En otras empresas, los directores se reúnen con frecuencia y dirigen activamente la empresa a través de estas reuniones periódicas.

¿Puede una reunión formal del consejo de administración ratificar los asuntos realizados en una reunión informal?
Sí, puede. Así se estableció en la sentencia del caso “Re Portuguese Consolidated Copper Mines 1889”.

Estoy seguro de que ha habido muchos casos interesantes sobre las reuniones del consejo de administración. ¿Podría hablarme de uno de ellos?
Desde luego, es casi seguro que encontrará interesante el caso Barron v Potter 1914. Una empresa tenía sólo dos directores y se encontraron por casualidad en una estación de tren. Tras una conversación casual, uno de los directores, en contra de la voluntad del otro, decidió que había sido una reunión del consejo de administración y actuó sobre esa base. Se consideró que no era una reunión válida del consejo de administración.

He leído las preguntas y respuestas de esta sección sobre las reuniones del consejo de administración y en muchos aspectos mi consejo no funciona de la manera requerida. ¿Importa?
No es usted la primera persona que hace esta observación y probablemente sea consciente de que en la práctica muchos de los requisitos son ignorados en algunas empresas, quizás como intención deliberada y quizás por desconocimiento. ¿Importa? – Tal vez. Lo primero que hay que decir es que muy probablemente usted quiera cumplir la ley, sus estatutos y las buenas prácticas. Es de esperar que este libro le aconseje que lo haga bien y, de hecho, ese es el consejo que se ofrece. El segundo punto es que, en algunos casos, es posible que se cumplan las normas. Una decisión consciente de aceptar las irregularidades puede tal vez legitimarlas. En ningún caso se debe llevar este argumento demasiado lejos. Usted (y los demás) debe conocer los requisitos para que cualquier decisión de ignorarlos sea consciente y no inconsciente.

Cuando se ignora un requisito, a veces se dice “¿quién lo sabe y a quién le importa?”, y la respuesta puede ser “muy pocos y nadie”. A menudo no se hace ningún daño mientras nadie se queje, pero no hay que fiarse demasiado de esto, ya que pueden surgir quejas más adelante. No es desconocido que los ex cónyuges vengativos busquen venganza, y los directores pueden ser amigos en ese momento pero caer en desgracia más tarde. Si la empresa es o se convierte en insolvente, puede ser muy importante. Puede causar problemas con la diligencia debida si la empresa se vende posteriormente. Por supuesto, algunas irregularidades son más graves que otras y algunas son inaceptables en cualquier circunstancia.

Las irregularidades son las menos aceptables en las empresas que cotizan en bolsa, y son muy indeseables en ciertos tipos de empresas, como las organizaciones benéficas. Tal vez sea más probable que se toleren en una pequeña empresa privada en la que los directores confían entre sí y son los principales accionistas. Incluso en una empresa de este tipo deben respetarse los derechos de las minorías.