¿Para qué sirve y quienes utilizan el Registro Mercantil?¿Es eficiente?

¿Para qué sirve y quienes utilizan el Registro Mercantil?¿Es eficiente?

Nota: Véase también las respuestas relativas a: ¿Qué información debe constar en el registro respecto de los administradores y que dirección se puede elegir?

Todas estas cuestiones sobre el registro mercantil y los administradores dependen de cada jurisdicción. Aquí, como ejemplo, se utiliza el régimen jurídico de Inglaterra y Gales:

¿Para qué sirve el Registro Mercantil?

El Registro Mercantil se encarga de inscribir las empresas y de mantener el registro. Tener una empresa es un privilegio y tener una sociedad de responsabilidad limitada es un privilegio considerable. A cambio de estos privilegios, que incluyen en la mayoría de los casos la ausencia de responsabilidad personal por las deudas de la empresa, se considera correcto que cierta información sea de dominio público. El Registro Mercantil es el medio por el que se consigue esto. Las empresas están obligadas por ley a proporcionar cierta información al Registro Mercantil, que la hace pública. Cualquier persona, por cualquier motivo, puede inspeccionar y copiar la información. El Registro Mercantil también es responsable de las actividades periféricas.

Como su nombre indica, la mayor parte de la información que se suministra al Registro Mercantil está relacionada con las empresas, pero otros tipos de organizaciones también deben suministrar información. En la respuesta a la siguiente pregunta se ofrece una lista de ellas.

¿Qué tipos de organizaciones deben registrar información en el Registro Mercantil?

La gran mayoría de los documentos registrados son presentados por empresas constituidas en el Reino Unido en virtud de las Companies Acts, pero éstas no son las únicas organizaciones que deben presentar información en el Companies House. Las demás son:

• Sociedades de ultramar
• Sociedades limitadas
• Sociedades de responsabilidad limitada
• Agrupaciones Europeas de Interés Económico
• Sociedades de inversión de capital variable
• Periódicos que deben estar registrados conforme a la Ley de Difusión y Registro de Periódicos
• Una empresa de ultramar es una empresa registrada en cualquier lugar que no sea Inglaterra, Gales, Escocia o Irlanda del Norte. Las empresas registradas en Jersey, Guernsey y la Isla de Man están entre las que se cuentan como empresas de ultramar.

¿Qué dice el Registro Mercantil que hace?

El Registro Mercantil británico, llamado “Companies House”, es una agencia ejecutiva del BIS, y tiene cinco funciones principales:

• el registro de nuevas empresas;
• el registro de los documentos que deben entregarse en virtud de la legislación sobre sociedades, insolvencia y otras leyes relacionadas;
• el suministro de información sobre las empresas al público;
• disolución y eliminación de empresas del registro; y
• garantizar que las empresas cumplan con sus obligaciones en relación con las funciones anteriores.

¿Cuál es el significado exacto de “entregar al Registro Mercantil”?

La obligación legal de los administradores y otras personas es entregar los documentos al Registro Mercantil. Poner un documento en un sobre con la dirección y el sello correctos e introducirlo en uno de los buzones de Su Majestad es un buen comienzo, pero no es exactamente lo mismo. El correo corre por cuenta y riesgo del remitente y la obligación es hacerlo llegar. Si el tiempo es crítico, lo que cuenta es la fecha de entrega, no la fecha de envío. La presentación electrónica tiene la ventaja de eliminar estas posibles dificultades.

¿Es eficiente el Registro Mercantil y ofrece una buena relación calidad-precio?

El autor ha presentado documentos y utilizado sus servicios durante mucho tiempo, y considera que casi siempre ofrece un servicio muy bueno. Es responsable de unas 2.700.000 empresas y lo hace todo con unos 1.100 empleados. Sí, hace un buen trabajo y ofrece una buena relación calidad-precio.

Soy un director que no ha presentado a tiempo su declaración en el Registro Mercantil. ¿Estoy sujeto a acciones judiciales?
Las posibilidades de que le procesen son muy reducidas, pero por supuesto no son nulas. El Registro Mercantil prefiere fomentar el cumplimiento de las normas mediante la educación y la persuasión y, al margen de todo ello, no dispone de los recursos necesarios para iniciar un gran número de acciones judiciales. El procesamiento es más probable si existen circunstancias agravantes, como el hecho de que haya habido un fraude o una liquidación insolvente, o que se trate de un declarante tardío en serie.

Las acciones judiciales son una cuestión distinta de las sanciones civiles automáticas que se imponen si se presentan las cuentas con retraso. Éstas se imponen casi siempre y recaen sobre la propia empresa, no sobre sus directivos.

No me preocupa demasiado el hecho de presentar la solicitud con retraso en el Registro Mercantil. ¿Debería hacerlo?

Sí debería. Aunque los procesamientos son raros, es un delito y, además, no es responsable. La presentación tardía puede afectar a la reputación de las empresas y las personas afectadas. Si usted fuera el director de un banco, ¿se inclinaría por prestar dinero a una empresa que no cumple con sus obligaciones de presentación?

¿Cuáles son los índices de cumplimiento de las obligaciones de presentación de documentos en el Registro Mercantil?

En noviembre de 2008, el 94,4% de las empresas no se retrasaron en la presentación de las cuentas en el Registro Mercantil, y el 90,7% de las empresas (según una muestra) presentaron sus cuentas a tiempo. Es probable que el aumento de las sanciones por retraso en la presentación de las cuentas en febrero de 2009 haya provocado una mejora de estas cifras. En el mismo mes, el 89,9% de las empresas no se retrasaron en la presentación de la declaración anual, pero (basado en una muestra) el 64,0% de las empresas presentaron la declaración anual a tiempo.

Nuestro contable se encarga de casi todo. ¿Es su responsabilidad hacer llegar todo lo necesario al Registro Mercantil?

No, no lo es. El contable es una ayuda contratada y la responsabilidad sigue siendo de los directivos de la empresa. En la mayoría de los casos se requiere la firma de un directivo de la empresa, aunque un contable puede preparar los documentos para su firma y enviarlos al Registro Mercantil una vez firmados.

¿En qué medida verifica el Registro Mercantil la información que se le facilita?

El Registro Mercantil no verifica la información que se le suministra, hecho que a veces causa sorpresa. La tarea del Registro es registrar la información suministrada, no verificarla. Un momento de reflexión mostrará que comprobar cualquier cosa que no sea una cantidad mínima sería un trabajo imposible. El Registro Mercantil comprueba que todos los formularios presentados contienen una entrada en todas las casillas que deberían tener una entrada, y puede detectar que algo está muy incompleto. Puede, por ejemplo, rechazar un conjunto de cuentas en las que falte la cuenta de pérdidas y ganancias.

¿Cuál es la relación entre el Registro Mercantil y el Registro de Sociedades?

La Ley y algunas otras leyes exigen que las empresas y sus directivos entreguen información al Registro. No se menciona el Registro Mercantil, pero en la práctica los términos son prácticamente intercambiables. Hay un Registrar of Companies para Inglaterra y Gales, un Registrar para Escocia y un Registrar para Irlanda del Norte. Los tres registradores tienen responsabilidades legales distintas. El Registrar of Companies para Inglaterra y Gales es el Director General del Companies House que opera en Inglaterra y Gales, Escocia e Irlanda del Norte.