¿Qué hay que presentar en el Registro Mercantil, en qué formas, y qué plazos hay?

¿Qué hay que presentar en el Registro Mercantil, en qué formas, y qué plazos hay?

Nota: Véase también las respuestas relativas a: ¿Qué información debe constar en el registro respecto de los administradores y que dirección se puede elegir? También: ¿Para qué sirve y quienes utilizan el Registro Mercantil?¿Es eficiente?

Todas estas cuestiones sobre la presentación de documentos en el registro mercantil y los administradores dependen de cada jurisdicción. Aquí, como ejemplo, se utiliza el régimen jurídico de Inglaterra y Gales:

¿Cuáles son las diferentes formas de presentación en el Registro Mercantil?

Los métodos son los siguientes:

• Entrega de documentos mediante presentación electrónica. La mayoría de los documentos pueden presentarse en línea y el Registro Mercantil tiene previsto poder aceptar todo en línea en 2010 o un poco más tarde. Las cuentas son el mayor obstáculo y, por el momento, las cuentas abreviadas de las pequeñas y medianas empresas pueden presentarse en línea, al igual que las cuentas no auditadas de las empresas inactivas.
• Webfiling. Se trata de un sistema seguro de entrega de documentos a través del sitio web del Registro Mercantil. Se puede acceder al servicio a través de un icono de WebFiling en la página de inicio del sitio web del Registro Mercantil. Las empresas deben estar registradas para utilizar el servicio y los códigos son emitidos por el Registro Mercantil. Cada transacción debe introducirse de una en una.
• Por correo. Este sigue siendo un método habitual de presentación. Los documentos relativos a las empresas constituidas en Inglaterra y Gales deben enviarse a Cardiff, los documentos relativos a las empresas constituidas en Escocia deben enviarse a Edimburgo y los documentos relativos a las empresas constituidas en Irlanda del Norte deben enviarse a Belfast.
• Intercambio de documentos de Hays. Se trata de una forma de entregar los documentos en papel al Registro Mercantil. Es un competidor de Royal Mail y sólo está disponible para aquellos que están registrados para utilizarlo.
• Por entrega personal o mensajería. Puede ser en las oficinas de Cardiff, Londres, Edimburgo o Belfast.

Por favor, haga un resumen de todo lo que una empresa debe presentar en el Registro Mercantil

La información que se debe presentar se puede agrupar de la siguiente manera:

• Cuentas – Todas las sociedades limitadas están obligadas a presentar cuentas.
• Declaración anual – Todas las empresas deben presentar una declaración anual cada año.
• Datos de los administradores y del secretario de la sociedad – Esto debe hacerse en los formularios correspondientes.
• Otros formularios – Hay unos 275 formularios. Hay que presentar el formulario correspondiente si se producen los hechos aplicables. La mayoría de los formularios no son necesarios para la mayoría de las empresas.
• Resoluciones – Todas las resoluciones especiales deben presentarse en el Registro de Sociedades. Algunas otras resoluciones también deben ser presentadas, pero es poco probable que sean encontradas por la mayoría de los directores y secretarios de la empresa.
• Otra información – Otras leyes requieren que en ciertas circunstancias la información debe ser presentada. Por ejemplo, se debe presentar el informe de un administrador judicial. Esto es responsabilidad del administrador judicial, no de los directores o del secretario de la empresa.

¿Cuáles son los plazos de presentación en el Registro Mercantil?

La presentación es un requisito legal, no una actividad voluntaria, por lo que debe haber un plazo para todo. Los principales plazos son:

• Cuentas – Una empresa pública debe presentarla en un plazo de seis meses a partir de la fecha de referencia de la contabilidad. Las empresas privadas deben presentarlas en un plazo de nueve meses a partir de la fecha de referencia de la contabilidad. Es posible solicitar al Secretario de Estado una prórroga del plazo permitido. Esto está pensado para cubrir acontecimientos graves e imprevisibles, como el fallecimiento de un auditor o la destrucción de registros clave en un incendio. La solicitud debe presentarse antes de que el plazo de presentación haya vencido.
• Declaración anual – Debe presentarse en un plazo de 28 días a partir de la fecha en la que se realiza.
• Datos de los administradores y del secretario de la empresa – Estos formularios deben presentarse en un plazo de 14 días a partir de la fecha.
• Otros formularios – Los límites varían, pero muchos deben presentarse en un plazo de 14 días.
• Resoluciones notificables – 15 días.

Indique cómo funciona la presentación electrónica

Para presentar electrónicamente es necesario registrarse a tal efecto. Toda presentación enviada por medios electrónicos debe ser autentificada por (o en nombre de) la empresa en cuestión, y esto se hace mediante un código de autentificación. Se trata de un código de seis dígitos, que puede ser elegido por la empresa y notificado al Registro Mercantil. Cuando un documento ha sido aprobado para su registro, el remitente será informado. Si se rechaza el registro de un documento, el remitente recibirá los motivos y un número de teléfono de contacto. Los documentos rechazados deben ser revisados y enmendados, y luego reenviados. Esto puede hacerse por vía electrónica o en papel.

La transmisión electrónica puede realizarse normalmente las 24 horas del día, los 365 días del año, aunque el servicio puede retirarse ocasionalmente por actividades de mantenimiento, etc. La fecha de recepción de un documento en el Registro Mercantil cuenta como fecha de entrega por razones legales, posibles acciones judiciales, etc., siempre que, por supuesto, el documento esté en una forma adecuada para su aceptación y registro. No obstante, los documentos que no se reciban entre las 7.30 y las 18.30 horas no se tramitarán hasta el siguiente día laborable.